Le contexte et l’écosystème dans lesquels les organisations se positionnent et mènent leurs projets, n’ont cessé d’évoluer au fil des années. A ce titre, différentes notions sont apparues tel que VUCA (en français : Volatilité, Incertitude, Complexité et Ambiguïté) il y a quelques dizaines d’années, ou plus récemment BANI (en français : Fragile, Anxieux, Non linéaire et Incompréhensible), afin de considérer les principaux défis que sont amenés à relever les organisations pour répondre à leurs objectifs stratégiques.

Dans ce paysage où s’exercent les projets, le facteur humain est souvent un point décisif (capacité à fédérer, intelligence collective, accompagnement du changement organisationnel…), afin de relever collectivement les défis cités plus hauts avec l’ensemble des acteurs impliqués. De plus, le succès repose aussi sur la sélection d’une approche de livraison adaptée selon les contraintes, le type de produit, ou encore la dimension culturelle des organisations impliquées, tel que les approches itératives et incrémentales, agiles, ou sinon traditionnelles Waterfall, cycle en V…

Par ailleurs, à des degrés différents en fonction de leur sensibilité et leurs valeurs, ou encore du cadre réglementaire qui s’impose à elles, l’écoresponsabilité et le développement durable sont susceptibles de faire partie des objectifs des organisations dans lequel les projets doivent s’inscrire. Parfois même, plus spécifiquement sur le volet écologique et environnemental, un projet peut avoir pour vocation de contribuer directement à la transition climatique.

Au regard de ces considérations, quels repères prendre pour adapter le management de projet en conséquence ?

Au travers de sa 7^ème édition, la méthode de gestion de projet PRINCE2 apporte justement un certain nombre d’adaptations, afin de moderniser leur gestion et contribuer ainsi à relever ces défis.  Nous pouvons souligner ici en particulier les trois points suivants :

1 - Les personnes au cœur de la méthode

Alors que la 6^ème édition de PRINCE2 était basée sur 4 composants intégrés (Principes, Thèmes, Processus, Adaptation à l’environnement), désormais PRINCE2 compte un 5^ème composant « Personnes ». Ainsi, les personnes sont placées au centre du projet, qu'elles travaillent sur le projet ou qu'elles soient affectées par celui-ci.

En effet, les organisations sont un écosystème complexe de relations fluctuantes. Les projets ont un impact sur les organisations, qu’ils aient ou non pour objectif initial de le faire. La réussite d’un projet dépend de sa capacité à établir des relations solides avec les organisations qui le soutiennent, ainsi que de son intégration harmonieuse dans l’écosystème organisationnel pour apporter le changement souhaité. Les projets rassemblent un groupe unique de personnes issues des communautés d’organisations, d’utilisateurs et de fournisseurs pendant une période limitée.

Dans la méthode, cela se décline au travers de trois activités :

• la conduite d’un changement réussi, car la qualité de l'implémentation du changement, et donc des performances du projet, dépend des aptitudes de l'équipe de projet, de la force des relations entre ses membres et des personnes impactées par le changement.
• la direction d’équipes performantes, en mobilisant le leadership et ainsi motiver les collaborateurs à atteindre les objectifs d'un projet. Il est également essentiel de travailler de manière collaborative au sein de l’écosystème du projet. Cela implique de convaincre, d’exercer de l’influence et de cocréer (forme spécifique de collaboration impliquant les utilisateurs et les influenceurs clés), tout en se concentrant sur la gestion des relations importantes et en sollicitant des feedbacks réguliers, pour garantir l’alignement des membres de l’équipe avec les objectifs du projet et l’adoption de méthodes de travail partagées.

Concernant le management des personnes (donner l'instruction d'exécuter des tâches conformément aux méthodes de travail convenues), les méthodes de travail sont nettement plus efficaces lorsque qu’elles ont été élaborées en collaboration avec les membres de l’équipe du projet (et les parties prenantes). Cela renforce leur volonté d’être gérés conformément à ces méthodes.

• la communication, qui va mettre l’accent autant sur l’écoute et la compréhension des perceptions et des préoccupations, que sur la diffusion, ce qui permet d’adapter les messages de manière plus efficace. Pour renforcer l’efficacité des communications, il est essentiel aussi d’impliquer les influenceurs clés dans la création des messages et leur soutien. Il convient également de faciliter le partage et le retour d’information, de veiller à fournir les informations dans différents formats. Enfin, pour assurer une communication efficace, il est important que les messages soient adaptés aux équipes travaillant en colocalisation, à distance et en mode hybride.

2 - Prise en compte de la performance en matière de durabilité

Concernant l’écoresponsabilité et le développement durable, alors que la 6^ème édition de PRINCE2 comptait 6 aspects de performance (coûts, qualité, délai, bénéfices, périmètre, risques), la nouvelle édition de la méthode prend en compte les exigences en termes de durabilité, en incluant la durabilité comme l’une des sept cibles de performance utilisées pour le management de projet. Désormais, ce point peut se retrouver notamment dans les éléments de justification du projet (cas d’affaire), la définition de la manière de s’assurer que les cibles de performance de la durabilité du projet sont atteintes (approche du management de la durabilité), ou encore la description des livrables et leurs exigences qualité (description de produit).

3 – Possibilité de s’appuyer sur une ou plusieurs méthodes de livraison

PRINCE2 7^ème édition fournit un environnement flexible qui laisse la place à trois approches :

• Approche linéaire-séquentielle, avec laquelle les étapes se déroulent en séquence et le produit est disponible pendant ou à la fin du projet.
• Approche itérative-incrémentielle, il s’agit alors que les étapes se déroulent de manière itérative tout au long du projet. On parle également d'approche agile.
• Approche hybride, qui consiste à s’organiser de telle sorte à ce que les différents éléments du projet utilisent l'une ou l'autre des deux approches.

En conclusion, dans une logique d’amélioration continue, la gestion de projet doit au fil du temps s’adapter à l’évolution des enjeux des organisations, leurs interactions et plus largement aux différents facteurs externes (économiques, environnementaux, réglementaires…) du monde qui les entoure.  Au travers de cette mise à jour, la méthode PRINCE2 7^ème édition est donc une des réponses pour aider les praticien(nes) du management de projet, à poursuivre la modernisation de leur approche afin de relever ces défis 😊